Como mantener una oficina eficiente

Casi todas las oficinas, ya sean comerciales o domésticas, pueden tener áreas de ineficiencia o mejor dicho, «desordenadas» que se pueden mejorar.

No estamos hablando de cifras de ventas o márgenes de beneficio o presupuestos, sino de una gestión ineficiente de los residuos y los recursos. Por ejemplo, veamos algunos aspectos comunes y consideremos cómo se puede reducir el consumo y cómo hacer un mejor uso de los recursos.

No todo el papeleo y los recibos tienen que ser triturados, pero a veces, por razones de seguridad, es necesario.

Este papel triturado es reciclable o puede ser aportado en capas a un contenedor de compost o de lombrices.

También se puede donar a refugios de animales o tiendas de mascotas donde se utiliza en el fondo de las jaulas para ayudar a mantenerlas limpias.

Esto aliviará la carga de trabajo del personal, reducirá los costes operativos y los animales estarán más cómodos en sus jaulas. Los residuos animales junto con la cama de paja se compostan fácilmente.

La tecnología ahora hace posible ahorrar papel diariamente enviando correos electrónicos. Vale la pena mencionar el ahorro de tiempo en comparación con la comunicación a través del sistema postal. Al enviar un fax, si es posible, absténgase de utilizar una portada.

Para un uso eficiente del papel en la fotocopiadora, configúrela para que imprima automáticamente las páginas por ambas caras.

Cuando haga copias de borradores con la fotocopiadora o la impresora, utilice el reverso de cualquier papel de desecho adecuado.

Tenemos una caja de este papel a mano para que los niños la coloreen y dibujen. El lado en blanco de cualquier papel de desecho puede ser usado para listas de compras, notas de recordatorio, puntuación del juego, o la(s) lista(s) perpetua(s) de tareas que todos tenemos.

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A menudo utilizamos hojas de etiquetas adhesivas en nuestra impresora de oficina. Los bordes, la parte superior e inferior de cada hoja usada tienen 1/4″ de material sin usar.

Estos pueden ser recortados a longitudes convenientes y almacenados en un frasco pequeño (u otro contenedor de almacenamiento de su elección).

Estas etiquetas son útiles cuando se etiquetan artículos destinados al congelador, tarros de mermelada, alimentos a granel o suministros para tiendas y artesanías.

Para extender la vida de los equipos informáticos

Mantenga apagados los equipos informáticos, como las unidades externas, las impresoras y los escáneres, cuando no estén en uso; enciéndalos sólo durante el tiempo que sea necesario.

La energía en espera (luces o pantallas de reloj) puede ser eliminada ya sea usando una barra de energía o desenchufando manualmente el equipo.

Duerma la computadora durante el día cuando no esté en uso (almuerzo, café o reuniones) y apague todo el equipo antes de salir al final del día.

Estas son algunas sugerencias simples, sin embargo, ahorrarán tiempo, dinero y recursos, lo cual es lo mejor para cualquier oficina.