La capacidad de elegir y completar tareas en el orden de importancia altamente deseable y más desafiante para algunos tipos de negocios que para otros.
Para elegir las tareas hay que tener en cuenta el mayor número posible de tareas y proyectos. Para ello, cada sesión de planificación debe tener una lista.
Usted debe tener una lista!
Enumere todas sus tareas, luego puntúelas y vuelva a enumerarlas en orden. Entonces puedes programarlas.
Cuando todas las tareas y proyectos estén clasificados, utilice estos filtros adicionales para establecer prioridades:
Imagine las consecuencias de eliminar la tarea. Este ejercicio a menudo eliminará algunas tareas innecesarias por completo.
Decida si cada tarea debe realizarse en el horario de máxima audiencia o en el horario secundario.
Determinar quiénes se verán afectados por la tarea.
Ahora reduzca su lista
Hasta que podamos clonarnos a nosotros mismos para estar en más de un lugar a la vez, la mayoría de nosotros necesitamos reducir nuestra carga de trabajo.
Antes de empezar a establecer prioridades, tenga en cuenta estos criterios de eliminación de tareas:
¿Tiene sentido esta tarea o proyecto?
Cada tarea que usted hace debe primero tener que pasar este punto de referencia.
Usted tiene metas, prioridades y objetivos.
¿Contribuye cada tarea a su panorama general? Calcule cuánto tiempo le tomará a cada tarea, y luego imagine lo que haría con el tiempo si la tarea fuera cancelada.
Aunque no siempre es posible, todo lo que hagas debe contribuir a tus objetivos.
¿Por qué es urgente la tarea?
Mientras que la urgencia debe ser una forma de pensar de los negocios, la urgencia también debe ser cuestionada – sin piedad.
¿La urgencia sólo apacigua a otra persona?
¿Qué ha causado la urgencia? Muchas situaciones urgentes han sido causadas por errores. Determinar la causa de la urgencia puede eliminar o posponer una tarea y conducir a medidas de prevención de interrupciones y errores.
Algunas tareas aparentemente imperativas no son urgentes en absoluto. Los clientes pueden estar haciendo demandas que son innecesarias.
Verifique con todas las partes involucradas.
El Calificador de Delegación
¿Eres la única persona que puede manejar la tarea?
A veces puedes serlo, pero muchas veces alguien más puede actuar para ti. Delegue todo lo posible para liberar su horario.
¿Cómo se podría hacer la tarea si no?
¿Utiliza usted tecnología?
¿Podría una cita en persona ser una llamada telefónica?
Las llamadas en conferencia pueden descartar viajes y ahorrar una enorme cantidad de tiempo.
¿Podrías enviar un correo electrónico en lugar de llamar?
El correo electrónico puede ser hecho en sus términos cuando usted quiera. Usted tendrá tiempo para articular mejor en comparación con la conversación telefónica en vivo. Se puede perder tiempo y ventas dejando mensajes telefónicos a la gente. El correo electrónico elimina la etiqueta del teléfono.
¿Se puede diseccionar la tarea?
¿Hay partes del trabajo que se pueden delegar, eliminar o posponer?
¿Cuál es el costo de excluir una tarea?
Hay muchos trabajos a lo largo del día que en realidad no valen la pena. La aplicación de la cifra en dólares al considerar la cancelación de una tarea es otra medida del valor de la tarea.
Las medidas del valor de la tarea
Dinero – ¿Cuánto vale la tarea?
Tiempo – ¿Cuánto tiempo tomará?
Efecto – Completado versus Cancelado
Eficacia – ¿Cuál es la manera más eficaz de realizar la tarea?
Contribución a sus objetivos
Reemplazo – (¿Qué se podría hacer con el tiempo en su lugar?)
División – Dividir la tarea en partes
Cuándo – ¿Se puede realizar la tarea igual de bien en el tiempo secundario?
Un gran truco para priorizar es darle una fecha límite a cada tarea.
Asigne una fecha límite a las tareas.
Aunque muchos propietarios de PYME definen una hora de inicio para los proyectos y tareas al planificar, no establecen una fecha límite. Tener una fecha límite clara hace que las tareas sean más fáciles de priorizar.
Priorizar mientras se planifica es fácil. Tienes tiempo para pensar. Priorizar mientras se trabaja es un poco más difícil.
Priorización de las interrupciones
Mientras que la mayoría de las personas están familiarizadas con la priorización de tareas, pocas personas priorizan sus interrupciones.
Por lo tanto, pocas personas han definido los tipos de eventos que los interrumpen.
Definir clases de interrupción
Para tomar el control de su tiempo, debe minimizar las interrupciones. Muchos propietarios de PYME describen sus posiciones como gerentes y definen la gestión como “apagar incendios” o resolver problemas.
Si bien tener una definición de trabajo para usted es un gran comienzo, la mayoría de los propietarios no han definido o clasificado estos problemas. Simplemente cogen todas las bolas que se les lanzan. La cola a menudo mueve al perro.
Piense en cómo le interrumpen de su trabajo OUT o productivo. Haga una lista de cada tipo de interrupción que haya experimentado en los últimos tres meses.
